Privacybeleid

Je privacy is belangrijk voor ons. Hier lees je welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website gebruikt, een vraag stelt, een terugbelverzoek indient of een afspraak maakt.

Wie verwerkt je gegevens?

Van Calster is de handelsnaam van Object BV, ondernemingsnummer BE 0465.730.751, Transportstraat 1a, 3980 Tessenderlo-Ham, België. Object BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website.

Voor vragen over je gegevens of een verzoek over je privacy kun je mailen naar [email protected] of schrijven naar het bovenstaande adres.

Wanneer je contact opneemt

Via het contactformulier ontvangen we je naam, e-mailadres, bericht en, als je die invult, je telefoonnummer en voorkeurstoonzaal. Voor een terugbelverzoek vragen we ook je telefoonnummer. Verplichte velden zijn aangeduid. Zonder de nodige contactgegevens kunnen we je vraag mogelijk niet beantwoorden of je niet terugbellen.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen en op te volgen. Gaat je vraag over een offerte, product of dienst die je wilt afnemen, dan verwerken we de nodige gegevens om op jouw verzoek stappen te zetten voor een overeenkomst. Voor andere vragen steunen we op ons gerechtvaardigd belang om bezoekers correct te helpen en onze communicatie op te volgen.

Een contact- of terugbelverzoek is geen nieuwsbriefinschrijving en geeft geen algemene toestemming voor reclame. Vermeld in een vrij tekstveld alleen gegevens die nodig zijn voor je vraag. Stuur geen identiteitsdocumenten, betaalgegevens of andere gevoelige informatie mee.

Beveiliging en aflevering van je aanvraag

Onze website gebruikt Cloudflare voor hosting, netwerkbeveiliging en de Turnstile-spamcontrole. Hierbij kunnen onder meer je IP-adres, browsergegevens en technische signalen worden verwerkt. Onze formulierdienst op DigitalOcean verwerkt en bewaart je aanvraag tijdelijk. Brevo verzorgt de e-mailaflevering aan onze centrale inbox. De medewerkers die je aanvraag behandelen, kunnen de informatie binnen Van Calster doorgeven aan de betrokken toonzaal of collega.

Voor de beveiliging van de website en het tegengaan van misbruik steunen we op ons gerechtvaardigd belang om de website en de aanvragen te beschermen. Technische controles kunnen een verdachte verzending tegenhouden. Lukt een formulier niet, dan kun je ons rechtstreeks mailen.

Afspraken, kamerweergave en configurators

Wanneer je een afspraaklink opent, kom je bij Calendly. Daar vul je zelf de gegevens voor je afspraak in. Wanneer je Roomvo opent om een materiaal in een kamer te bekijken, gebruik je een dienst van Leap Tools. Een eigen kamerfoto wordt pas naar Roomvo verstuurd wanneer je die daar zelf selecteert. Raadpleeg ook de privacy-informatie van Calendly en het privacybeleid van Roomvo.

Met onze configurators kun je producten en uitvoeringen samenstellen. Sommige configurators bewaren een ontwerp in je browser wanneer je daarvoor kiest, of verwerken je keuzes in een deelbare link of QR-code. Deel zo'n link alleen met personen voor wie het ontwerp bestemd is. Een ontwerp of een lokaal opgeslagen keuze is op zichzelf geen bestelling.

Deze versie van de website biedt geen online bestellingen, betalingen of klantaccounts aan.

Cookies en browseropslag

De website kan technische opslag gebruiken om functies die je kiest te laten werken, bijvoorbeeld het bewaren van een configuratie. Je kunt lokale opslag verwijderen via je browserinstellingen; bewaarde keuzes kunnen daardoor verdwijnen.

Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads en Meta-tracking zijn in deze versie niet ingeschakeld. Een latere activering van optionele meet- of advertentiediensten gebeurt pas na een afzonderlijke beoordeling en, waar vereist, je toestemming. Externe diensten zoals Roomvo en Calendly geven hun eigen informatie zodra je ze bezoekt.

Met wie delen we gegevens?

Naast de medewerkers die je aanvraag opvolgen, kunnen technische dienstverleners gegevens verwerken voor hosting, beveiliging, communicatie en de functies die je zelf opent. Voor deze website gaat het onder meer om Cloudflare, DigitalOcean, Brevo, Calendly en Leap Tools (Roomvo). Voor onze mailbox gebruiken we ook onze e-mail- en beveiligingsdienstverleners.

Voor het hosten en verwerken van aanvragen gebruiken we dienstverleners als verwerker volgens hun toepasselijke verwerkersvoorwaarden. Calendly verwerkt afspraakgegevens namens ons, maar kan voor eigen account- en dienstgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Cloudflare verwerkt Turnstile-signalen namens ons voor websitebeveiliging en als eigen verwerkingsverantwoordelijke voor het verbeteren van de herkenning van geautomatiseerd verkeer. Voor de eigen verwerking door Leap Tools bij het gebruik van Roomvo geldt het privacybeleid van Roomvo.

Deze diensten kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten en Canada. De toepasselijke afspraken voorzien, waar vereist, in een adequaatheidsbesluit of in de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Het EU-US Data Privacy Framework geldt alleen waar de betrokken ontvanger geldig gecertificeerd is en de doorgifte daaronder valt. We beloven niet dat alle gegevens uitsluitend in de EU blijven.

Meer informatie over de afspraken en waarborgen vind je bij Cloudflare, Cloudflare Turnstile, DigitalOcean, Brevo en Calendly. Je kunt via ons privacycontact nadere informatie of een kopie van de toepasselijke doorgiftewaarborgen vragen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Een aanvraag waarvan Brevo de verzending heeft aanvaard, wordt na 30 dagen uit de operationele formulierdatabase verwijderd. Dit is geen garantie dat een bericht in de inbox is aangekomen. De technische dagelijkse back-ups bewaren maximaal zeven exemplaren. Registraties voor de lokale verzendlimiet worden na 24 uur verwijderd. Dit betekent niet dat de e-mail in onze inbox of een eventueel klantendossier dan ook verwijderd is.

Aanvragen die nog op verzending wachten of waarvoor de aflevering is mislukt of onzeker is, vallen niet onder die automatische verwijdering na 30 dagen. We beoordelen ze bij de opvolging, lossen de aflevering waar mogelijk op en passen na afhandeling de termijn van de betreffende aanvraag of het dossier toe. Alleen noodzakelijke gegevens over een nog lopend beveiligingsincident kunnen langer nodig blijven.

Gewone vragen die geen offerte, bestelling of klantendossier worden, verwijderen we uiterlijk 12 maanden na afhandeling uit onze aanvraagadministratie en mailbox.

Offertes die niet tot een bestelling leiden, bewaren we uiterlijk 24 maanden na afsluiting. We verwijderen de gegevens eerder wanneer ze niet meer nodig zijn voor de opvolging van je aanvraag.

Bij een bestelling bewaren we alleen de noodzakelijke order-, leverings- en garantiegegevens in het klantendossier, zolang die nodig zijn voor uitvoering, nazorg en het onderbouwen of afhandelen van aanspraken. De termijn van 12 maanden voor gewone vragen geldt niet automatisch voor deze dossierstukken.

De noodzakelijke kernstukken van plaatsings- en renovatiedossiers bewaren we 10 jaar na aanvaarding van de werken. Het gaat om de overeenkomst, de goedgekeurde offerte, opleveringsstukken en noodzakelijke technische bewijsstukken, niet om alle e-mails. Dit is een archieftermijn en geen algemene garantie van 10 jaar op producten of werken.

Facturen en creditnotas bewaren we in beginsel 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na het factuurjaar. Boekhoudkundige stukken, betalingsbewijzen en fiscale bewijsstukken bewaren we in beginsel 7 jaar na de betrokken belastbare periode. Voor stukken waarop een bijzondere wettelijke bewaarplicht van toepassing is, geldt de langere termijn, bijvoorbeeld 15 of 25 jaar bij bepaalde vastgoedgerelateerde btw-stukken.

Bij een lopende klacht, fiscale controle of geschil kunnen we de daarvoor noodzakelijke gegevens langer bewaren. We beperken dit tot de relevante stukken, leggen de reden en een nieuwe controledatum vast en beoordelen na afloop opnieuw welke gegevens nog nodig zijn.

Voor deze formulierdienst bewaart Brevo de transactionele verzendlogs volgens onze accountinstelling gedurende een maand. Het opslaan van inhoudelijke e-mailvoorbeelden is uitgeschakeld. Het verwijderen van verlopen logs kan door de verwerkingscyclus van Brevo tot 72 uur extra duren.

Voor andere technische en beveiligingslogs bepalen het doel, de noodzaak voor foutonderzoek of misbruikbestrijding, de aard van de gegevens en wettelijke verplichtingen hoe lang bewaring nodig is. Voor herstelkopieen van ons bestaande mailsysteem gelden de herstel- en overschrijfcycli van dat systeem; de termijn van 30 dagen voor de formulierdatabase is daarop niet van toepassing. We beperken het gebruik van zulke kopieen tot herstel of een toepasselijke wettelijke verplichting en nemen eerder verwerkte verwijderverzoeken opnieuw mee na herstel. Voor gegevens die je rechtstreeks bij Roomvo of Calendly verstrekt, geldt daarnaast hun privacy-informatie.

Je rechten

Je kunt vragen welke persoonsgegevens we over je verwerken en onjuiste gegevens laten verbeteren. Onder de voorwaarden van de AVG kun je ook vragen om gegevens te wissen, de verwerking te beperken of gegevens over te dragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing kun je steeds bezwaar maken. Wanneer we ons op je toestemming baseren, kun je die op elk moment intrekken, zonder afbreuk te doen aan eerdere rechtmatige verwerking.

Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren in principe binnen één maand. Als de AVG een verlenging toelaat, informeren we je daarover. We vragen alleen aanvullende identificatie wanneer dat nodig is om je identiteit veilig te controleren; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitskaart mee.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. We nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou.

Wijzigingen

Wanneer onze website of gegevensverwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen geven we waar nodig extra informatie.

Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026.